¿Puedo incluir aprobadores externos en un flujo de trabajo personalizado?
Contexto
Los usuarios de Procore con la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía pueden crear flujos de trabajo personalizados y, opcionalmente, designar un aprobador externo para un paso.
Ejemplos
- Responsabilidad: Exigir a los subcontratistas que aprueben las facturas permite una comunicación temprana y directa sobre los errores de facturación. Esto acelera las soluciones y reduce los desacuerdos posteriores.
- Precisión de los costos: La revisión y aprobación de las facturas por parte del contratista aumenta la confianza del contratista general en que los costos facturados coincidan con el contrato o las tarifas acordadas, lo que ayuda a evitar discrepancias y disputas posteriores.
- Requisitos contractuales: El contrato entre un propietario y el contratista general a veces establece claramente que el contratista general debe aprobar las facturas antes del pago.
- Garantizar el cumplimiento normativo: Algunas industrias requieren que las partes interesadas externas, como las agencias reguladoras, aprueben eventos extraordinarios para el cumplimiento de estándares específicos.
- Verificación de las implicaciones de los costos: Si un evento extraordinario tiene implicaciones financieras para un colaborador externo, su aprobación confirma su acuerdo con los costos adicionales, lo que ayuda a evitar disputas de facturación posteriores.
- Verificación de la finalización del trabajo: la aprobación por parte del contratista de los detalles de la factura (tareas completadas, materiales y términos acordados) confirma la exactitud de la factura y sirve como verificación.
- Revisión del alcance del trabajo: La aprobación externa del contrato por parte de un cliente o contratista garantiza la alineación con su comprensión de los requisitos del proyecto y confirma lo que implica el acuerdo.
Respuesta
Sí, puede asignar colaboradores externos a un paso de un flujo de trabajo personalizado. Procore permite la colaboración con socios externos, como subcontratistas. Dependiendo de la función, el colaborador externo normalmente necesitará.
| Ítem | Descripción |
|---|---|
| Una cuenta de usuario de Procore | Proporcione un nombre de usuario y una dirección de correo electrónico para que el colaborador acceda a la cuenta Procore de su compañía o a un proyecto específico |
| Permisos de acceso | Otorgue al colaborador permisos de acceso a la herramienta necesaria a nivel compañía o proyecto dentro de la cuenta Procore de su compañía. |
| Asignación de roles | Ciertos flujos de trabajo requieren la asignación de usuarios a roles específicos para algunas acciones. Por ejemplo, ver y aprobar una requisición en un flujo de trabajo personalizado requiere que el usuario sea el "contacto de facturación" en el contrato del proyecto correspondiente. |
| Permisos granulares específicos de la herramienta | Al incluir colaboradores externos en los pasos del flujo de trabajo personalizados, es posible que los colaboradores deban recibir permisos granulares específicos. |
| Permisos granulares de la herramienta Flujos de trabajo | La herramienta Flujos de trabajo está diseñada para que los subcontratistas solo vean los pasos que se les asignaron directamente, junto con el panel lateral y las asignaciones asociadas.
¡Importante! Otorgar a los colaboradores externos el permiso granular "Ver historial de pasos anteriores" o "Ver historial completo" les proporciona visibilidad de los nombres de usuario asignados al flujo de trabajo. Si decide otorgar estos permisos a sus colaboradores, tenga en cuenta que esta mayor transparencia puede conducir al contacto directo de los subcontratistas. |